Вернуться к обычному виду

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документооборота и кадровой работы администрации городского округа Кинешма

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документооборота и кадровой работы администрации городского округа Кинешма

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел документооборота и кадровой работы администрации городского округа Кинешма (далее – Отдел) является отраслевым (функциональным) органом администрации городского округа Кинешма.

Отдел подчиняется непосредственно заместителю главы администрации городского округа Кинешма.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством (от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими законами Российской Федерации), правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законом Ивановской области от 23.06.2008 № 72-ОЗ «О муниципальной службе в Ивановской области», правовыми актами Губернатора Ивановской области и Правительства Ивановской области, Уставом муниципального образования «Городской округ Кинешма», муниципальными правовыми актами городского округа Кинешма и настоящим Положением.

1.3 Отдел не наделён правами юридического лица.

1.4 Работники Отдела подчиняются административно и функционально начальнику отдела.

Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями.

1.5. Отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

2.1. Организация работы по документационному обеспечению деятельности администрации.

2.2. Осуществление контроля исполнения документов, поступивших в администрацию городского округа Кинешма.

2.3. Организация работы с устными и письменными обращениями граждан и обращениями юридических лиц, поступающими в администрацию.

2.4. Регистрация, организация рассылки муниципальных правовых актов администрации.

2.5. Контроль исполнения правовых актов субъекта РФ, муниципальных правовых актов отраслевыми (функциональными) органами администрации, организациями, предприятиями и учреждениями, находящимися на территории городского округа Кинешма.

2.6. Оформление законченных делопроизводством муниципальных правовых актов, входящей и исходящей корреспонденции в дела согласно номенклатуре дел администрации.

2.7. Техническое обеспечение деятельности главы городского округа Кинешма и первого заместителя главы администрации.

2.8. Реализация кадровой политики в администрации.

2.9. Осуществление кадрового делопроизводства.

2.10. Организация работы по формированию кадрового резерва.

2.11. Контроль исполнения муниципальными служащими законодательства о муниципальной службе.

2.12. Контроль исполнения муниципальными служащими антикоррупционного законодательства.

2.13. Организация работы с персональными данными сотрудников администрации.

2.14. Подготовка материалов на представление муниципальных служащих к награждению государственными наградами РФ, субъекта РФ.

2.15. Осуществление первичного воинского учета сотрудников администрации.

2.16. Организация работы по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе, являющихся муниципальными служащими администрации.

2.17. Организация служебных расследований.

2.18. Осуществление контроля состояния трудовой дисциплины в администрации и соблюдения требований к служебному поведению.

2.19. Разрешение трудовых споров и иных конфликтных ситуаций.

2.20.Осуществление работы с территориальными фондами федеральных и региональных учреждений.

2.21. Осуществление хозяйственного обеспечения деятельности администрации.

2.22. Ведение учета материальных ценностей, оформление актов на их списание или передачу.

3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

3.1. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к рассмотрению руководством администрации поступающих документов; осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись главе городского округа Кинешма.

3.2. Регистрация входящей корреспонденции.

3.3. Регистрация исходящей корреспонденции.

3.4.Незамедлительное направление документов с пометкой «Срочно» на исполнение.

3.5. Контроль прохождения служебной корреспонденции и исполнения документов.

3.6. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по данному вопросу (еженедельно).

3.7. Осуществление предварительной записи на личный прием и организация приема граждан главой городского округа Кинешма и первым заместителем главы администрации, контроль за исполнением принятых решений должностными лицами администрации.

3.8. Регистрация письменных и по предварительной записи на личный прием обращений граждан.

3.9. Осуществление контроля за организацией работы с устными и письменными обращениями граждан в отделах, комитетах, управлениях администрации в соответствии с действующим законодательством.

3.10. Регистрация исходящей корреспонденции по результатам рассмотрения обращения граждан.

3.11. Подготовка предложений, отчетов по обращениям граждан для доклада главе городского округа Кинешма (ежеквартально).

3.12. Осуществление подшивки поступающих документов.

3.13. Регистрация и организация работы по рассылке в соответствующие отраслевые (функциональные) органы администрации, организации, предприятия и учреждения, находящиеся на территории городского округа Кинешма, постановлений и распоряжений администрации городского округа Кинешма, постановлений и распоряжений главы городского округа Кинешма.

3.14. Организация контроля и сроков исполнения муниципальных правовых актов, содержащих указание на сроки выполнения и исполнителя, отраслевыми (функциональными) органами администрации и находящимися на территории городского округа Кинешма организациями, учреждениями и предприятиями.

3.15. Контроль за соответствием проектов муниципальных правовых актов администрации и главы городского округа Кинешма требованиям Инструкции по делопроизводству.

3.16. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов администрации, главы городского округа Кинешма, относящихся к компетенции Отдела.

3.17. Осуществление мероприятий по систематизации муниципальных правовых актов.

3.18. Осуществление общего контроля за исполнением документов вышестоящих органов власти, поручений главы городского округа Кинешма на нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента РФ, Правительства РФ, Законодательного Собрания Ивановской области, Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области.

3.19. Методическое руководство делопроизводством в отраслевых (функциональных) органах администрации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей ими дел в архив.

3.20. Разработка предложений по совершенствованию документооборота, внедрению современных форм и методов работы с документами.

3.21. Организация экспертизы практической ценности документов при их отборе на хранение в муниципальный архив и к уничтожению.

3.22. Разработка сводной номенклатуры дел администрации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов.

3.23. Формирование, оформление, учет, хранение документов администрации для передачи их в архив.

3.24. Составление ежегодных сводных описей дел.

3.25. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей отраслевыми (функциональными) органами администрации дел в архив.

3.26. Направление в архив документов, относящихся к компетенции Отдела.

3.27. Организация работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых главой городского округа Кинешма и первым заместителем главы администрации.

3.28.Регистрация договоров администрации, подписанных главой городского округа Кинешма или уполномоченным им должностным лицом администрации, с физическими и юридическими лицами.

3.29. Оформление проектов постановлений администрации по награждению Почетной грамотой и вручению Благодарственного письма администрации городского округа Кинешма.

3.30. Ведение реестра награжденных Почетными грамотами и Благодарственными письмами администрации городского округа Кинешма.

3.31. Организация принятия и передачи документов средствами факсимильной связи.

3.32. Организация копирования и оперативного размножения документов, направляемых на исполнение.

3.33. Распечатка документов по поручениям главы городского округа Кинешма и первого заместителя главы администрации.

3.34. Осуществление принятия и передачи телефонограмм.

3.35. Оформление и отправление служебных и поздравительных телеграмм и открыток.

3.36. Распределение по отраслевым (функциональным) органам администрации, не обладающим правами юридического лица, периодических изданий.

3.37. Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников администрации и руководителей муниципальных предприятий, учреждений в соответствии с трудовым законодательством (МУП «Городские кладбища», МУП «Горархпланбюро», МУП «Муниципальная управляющая компания». МУ «Управление капитального строительства», МУ «Управление ГО и ЧС г.о. Кинешма», МУ «МФЦ г.о. Кинешма», МУ «Редакция Радио-Кинешма»).

3.38. Подготовка и оформление муниципальных правовых актов администрации по вопросам кадровой политики.

3.39. Ведение личных дел и внесение записей в трудовые книжки сотрудников администрации и руководителей муниципальных учреждений, предприятий (МУП «Городские кладбища», МУП «Горархпланбюро», МУП «Муниципальная управляющая компания», МУ «Управление капитального строительства», МУ «Управление ГОЧС г.о. Кинешма», МУ «МФЦ г.о. Кинешма», МУ «Редакция Радио-Кинешма»).

3.40. Исчисление трудового стажа сотрудников администрации для назначения надбавок за выслугу лет и для предоставления дополнительных отпусков за стаж муниципальной службы.

3.41. Выдача копий трудовых книжек, справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников администрации и руководителей муниципальных предприятий, учреждений (МУП «Городские кладбища», МУП «Горархпланбюро», МУП «Муниципальная управляющая компания», МУ «Управление капитального строительства», МУ «Управление ГОЧС г.о. Кинешма», МУ «МФЦ г.о. Кинешма», МУ «Редакция Радио-Кинешма»).

3.42. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам администрации.

3.43. Организация работы по проведению квалификационных экзаменов муниципальных служащих администрации.

3.44. Организация работы по подготовке и проведению аттестации муниципальных служащих администрации, содействие ее проведению в отраслевых (функциональных) органах администрации, наделенных правами юридического лица.

3.45. Организация проведения конкурсов на замещение должностей руководителей муниципальных предприятий, (МУП «Городские кладбища», МУП «Горархпланбюро», МУП «Муниципальная управляющая компания», МУ «Управление капитального строительства», МУ «Управление ГОЧС г.о. Кинешма», МУ «МФЦ г.о. Кинешма», МУ «Редакция Радио-Кинешма»).

3.46. Организация учебы аппарата администрации.

3.47. Организация обучения, переподготовки и повышения квалификации кадров, взаимодействие с образовательными организациями.

3.48. Организация работы по формированию резерва кадров.

3.49. Осуществление контроля за соблюдением муниципальными служащими ограничений, запретов, требований к служебному поведению.

3.50. Осуществление работы по предупреждению ситуаций, влекущих возникновение конфликта интересов.

3.51. Осуществление первичного воинского учета сотрудников администрации.

3.52. Осуществление мероприятий по бронированию на период мобилизации и на военное время работающих в администрации граждан, пребывающих в запасе ВС РФ.

3.53. Подготовка материалов на представление муниципальных служащих к награждению государственными наградами РФ, субъекта РФ.

3.54. Оформление командировок и проектов распоряжений по ним.

3.55. Ведение табеля учета использования рабочего времени главы городского округа Кинешма, заместителей главы администрации городского округа Кинешма, главного специалиста по мобилизационной работе и секретному делопроизводству, сотрудников Отдела.

3.56. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям, привлечению виновных к дисциплинарной ответственности.

3.57. Составление графика дежурств по администрации и назначение ответственных дежурных.

3.58. Составление графика отпусков сотрудников администрации и ведение контроля за его исполнением.

3.59. Ведение Реестра муниципальных служащих, Архива Реестра муниципальных служащих

3.60. Организация работы по рассмотрению жалоб и заявлений сотрудников администрации по вопросам нарушения трудового законодательства.

3.61. Оформление и выдача служебных удостоверений муниципальных служащих

3.62. Организация работы по рассмотрению представленных муниципальными служащими справок о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера за отчетный период, проверок данных сведений, их размещения в средствах массовой информации и на официальном сайте администрации городского округа Кинешма.

3.63. Руководство и контроль деятельности сотрудников, осуществляющих техническое обеспечение администрации.

3.64. Ведение учета материальных ценностей, оформление актов на их списание, передачу основных средств.

3.65. Подготовка проектов муниципальных правовых актов администрации на списание, передачу основных средств.

3.66. Организация текущего и капитального ремонтов помещений и здания администрации (в целом).

3.67. Подготовка помещений и здания администрации для эксплуатации в осенне-зимний период.

3.68. Контроль за соблюдением правил эксплуатации помещений, занимаемых отраслевыми (функциональными) органами администрации, наделенных правами юридического лица.

3.69. Оформление договоров на оказание коммунальных услуг, по техническому обслуживанию телефонных и телевизионных линий, служебной сотовой связи, установку и обслуживанию систем охранно-пожарной сигнализации, бытового и прочего оборудования, капитальному и текущему ремонту помещений здания администрации, дератизации, дезинфекции, демеркуризации, изготовлению стендов, таблиц, геральдических принадлежностей, печатей, штампов, бланков.

3.70. Ведение учета расхода электро- и теплоэнергии, водопотребления и водоотведения.

3.71. Оформление заявок на получение канцелярских принадлежностей, учет и выдача их в отраслевые (функциональные) органы администрации, отчетность по их использованию.

3.72. Организация подписки на периодические издания.

3.73. Осуществление контроля за соблюдением правил пожарной безопасности в здании администрации.

4. ПРАВА ОТДЕЛА

Для выполнения задач и осуществления функций работники Отдела имеет право:

4.1. Привлекать (по согласованию) для выполнения возложенных на отдел задач и функций специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа Кинешма, работников предприятий, учреждений и организаций, представителей общественности.

4.2. Направлять запросы в федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации, органы местного самоуправления и в организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, с целью получения материалов и информации, необходимых для выполнения возложенных на Отдел задач и функций.

4.3. Оформлять проекты договоров, представлять предложения и заключения по проектам договоров между администрацией и юридическими и физическими лицами по вопросам, находящимся в компетенции Отдела.

4.4. Давать гражданам, представителям общественных объединений, организаций, предприятий и учреждений разъяснения справочного характера по вопросам, находящимся в компетенции Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СПЕЦИАЛИСТОВ ОТДЕЛА

Работники Отдела несут ответственность за:

5.1. Недобросовестное исполнение должностных обязанностей.

5.2. Несоблюдение трудовой дисциплины и требований к служебному поведению.

5.3. Несоблюдение правил и норм охраны труда, противопожарной безопасности.

5.4. Несоблюдение ограничений и запретов муниципальной службы.

5.5.Несоблюдение требований антикоррупционного законодательства.

5.6. Разглашение сведений, ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

5.7. Иные виды ответственности, предусмотренные действующим законодательством.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ОТДЕЛА

Для выполнения задач и осуществления функций Отдел взаимодействует:

6.1. С исполнительными органами государственной власти Ивановской области.

6.2. С Советом муниципальных образований Ивановской области.

6.3. С органами местного самоуправления Ивановской области.

6.4. С политическими партиями, общественными организациями и объединениями, средствами массовой информации.

6.5. С отраслевыми (функциональными) органами администрации городского округа Кинешма.

6.6. С муниципальными учреждениями и иными предприятиями и организациями, расположенными на территории города.

6.7. С территориальными фондами федеральных и региональных учреждений.

6.8. С жителями городского округа Кинешма.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

7.1. Контроль за деятельностью Отдела осуществляет заместитель главы администрации городского округа Кинешма.

7.2. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой городского округа Кинешма по представлению заместителя главы администрации городского округа Кинешма.

7.3. В отсутствии начальника Отдела руководство Отделом возлагается на заместителя начальника Отдела.

7.4. Ликвидация Отдела осуществляется на основе Решения городской Думы городского округа Кинешма.

Дата изменения: 12.01.2016 13:30